คู่มือแนะนำเอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1. ศึกษาลักษณะเอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์นายแพทย์เกษม วัฒนชัย 2. จัดทำคู่มือแนะนำเอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัยโดยประยุกต์ใช้มาตรฐานสากลทั่วไปในการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุ ฉบับปรับปรุง ครั้งที่ 2 ประชากรและกลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการวิจัยเป็นเอกสารจดหมายเหตุของศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย พ.ศ. 2535-2543 จำนวน 35 กล่อง 249 แฟ้ม ที่ให้บริการอยู่ในหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัย คือ หลักเกณฑ์การลงรายการเอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย และแบบบันทึกข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ระดับชุด ระดับย่อย และระดับแฟ้ม ผลการวิจัยในระดับชุด พบว่า เอกสารมีลักษณะสำคัญที่นำมาจัดทำคำอธิบายในคู่มือแนะนำฯ ได้ 7 ส่วน 24 หน่วยข้อมูล คือ มี “กว” เป็นรหัสอ้างอิง ใช้ชื่อชุดเอกสารว่า เอกสารผู้บริหาร-อธิการบดี ศาสตราจารย์นายแพทย์เกษม วัฒนชัย เอกสารอยู่ในช่วงปี พ.ศ. 2535-2543 มีจำนวน 35 กล่อง 249 แฟ้ม ผู้รวบรวมเอกสารคือ ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ขอบเขตของเนื้อหาของเอกสารชุดนี้ ครอบคลุมเอกสารเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวและผลงานของศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย สมัยดำรงตำแหน่งรองปลัดทบวงมหาวิทยาลัยและปลัดทบวงมหาวิทยาลัย พ.ศ. 2535-2539 ตลอดจนเอกสารการดำเนินงานระหว่างดำรงตำแหน่งอธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ระยะเวลา 4 ปี ตั้งแต่ พ.ศ. 2540-2543 มีระบบจัดเรียงตามลักษณะเนื้อหาของเอกสาร เอกสารมีทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ และภาษาจีน แต่ส่วนใหญ่เป็นภาษาไทย และมีลายมือเขียนแทรกบางแฟ้ม เอกสารพิมพ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องมือช่วยค้นที่ใช้คือ บัญชีสำรวจเอกสารผู้บริหารอธิการบดี เอกสารชุดนี้ จัดเก็บอยู่บนชั้นเก็บเอกสาร อาคารบรรณสาร ชั้น 4 มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ผู้ใช้บริการสามารถค้นคว้าเอกสารที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมได้จากบัญชีสำรวจเอกสารผู้บริหาร-รองอธิการบดี บัญชีสำรวจเอกสารผู้บริหาร-รองอธิการบดี บัญชีสำรวจเอกสารผู้บริหาร-สภามหาวิทยาลัยฯ ในระดับชุดย่อย เอกสารมีลักษณะสำคัญที่นำมาจัดทำคำอธิบายเอกสารในคู่มือช่วยค้นเอกสารได้ 3 ส่วน 7 หน่วยข้อมูล ได้แก่ รหัสอ้างอิง ชื่อเอกสาร วันเดือนปีของเอกสาร ขนาดและปริมาณของเอกสาร ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสาร ระบบการจัดเรียงเอกสาร และหมายเหตุ ส่วนระดับแฟ้ม เอกสารมีลักษณะสำคัญที่นำมาจัดทำคำอธิบายเอกสารในคู่มือแนะนำฯ ได้ 4 ส่วน 9 หน่วยข้อมูล ได้แก่ รหัสอ้างอิง ชื่อเอกสาร วันเดือนปีของเอกสาร ขนาดและปริมาณของเอกสาร ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสาร ระบบการจัดเรียงเอกสาร ภาษา/ตัวอักษร ลักษณะทางกายภาพและความต้องการทางด้านเทคนิค และหมายเหตุ คู่มือแนะนำเอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ที่ได้จัดทำขึ้นนี้จะช่วยให้ผู้ใช้บริการสามารถค้นหาเอกสารได้ตรงกับความต้องการอย่างสะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง มากยิ่งขึ้น

The objectives of this research were to study the physical descriptions of Professor Kasem Watanachai, M.D. archives and records, and to create a guide to Professor Kasem Watanachai, M.D. archives and records, by applying the General International Standard for Archival Description, second edition. The subjects/samples in this research consist of 35 boxes (249 files) of Professor Kasem records that stored in Huachiew Chalemaprakiet University Archives. Tools utilized were the the regulation of records list, and forms for recording descriptions of Professor Kasem, in the level of series, sub-series, and files. It was found that in the series level, Important characteristics in records that could apply to for preparing a guide were 7 areas 24 elements, with “กว” was the reference code. The title was called, Management Records–¬¬¬President : Professor Kasem Watanachai, M.D. The records were produced during 1992-2000 in the quantity 35 boxes and 249 files, the collector was Professor Kasem. The scope and contents of records covered Professor Kasem personal history and his accomplishment during being Vice Permanent Secretary, Ministry of University Affair, and the Permanent Secretary, Ministry of University Affair, during 1992-1996. Moreover, there were management records during 1997-2000 while he was the Huachiew Chalermprakiet University President. The system arrangement was by content. Most records were in Thai, with some English and Chinese languages. While most records were computer typing, only some were hand writing. The finding aid was the survey record list of management – the University President. This location was on the fourth floor of the Huachiew Charmprakiet University library. The user can find more related records from this record list and records of University Vice President, including the record list of University Council. The sub-series level was very important to utilize in the explanation records in the finding in the finding aids in 3 areas 7 element includes reference code. Title, dates, extent and medium of the unit of description, the scope and content, system of arrangement and notes. The file level is important to clarify the records t in the finding aids in 4 areas 9 elements includes reference code, title, dates, extent and medium of unit of description, the scope and content, system of arrangement, language/scripts of materials, physical characteristics and technical requirements and notes. The creation of a guide to Professor Kasem Watanachai, M.D. archives and records that stored in Huachiew Chalermprakiet University Archives allows users to search for documents more accurately and promptly.