ระบบการจัดการเอกสารราชการของสำนักราชเลขาธิการ

Abstract

สรุปผลการวิจัยได้ดังนี้ ลักษณะเอกสารทีใช้ดําเนินงานของกองกลาง และกองการในพระองค์แยกได้เป็น 2 ลักษณะ คือ 1. เอกสารตามภารกิจด้านการบริหารงานทั่วไปซึ่งมีลักษณะคล้ายคลึงกัน และ 2. เอกสารเฉพาะของกองแบ่ง เป็น 2.1 เอกสารเฉพาะของกองกลางที่ศึกษาในงานวิจัยนี้ได้แก่ พระบรมราชโองการ เอกสารสถาปนาสมณศักดิพระสงฆ์ และประกาศนียบัตรกํากับเครื่องราชอิสริยาภรณ์และสัญญาบัตร 2.2 เอกสารเฉพาะของกองการในพระองค์ที่ศึกษาในงานวิจัยนี้ ได้แก่ พระราชหัตถเลขาพระราชทานชื่อบุตร-บุตรี และชื่อสกุล และหมายกําหนดการพระราชพิธี สภาพการจัดการเอกสาร ด้านการบริหารพบว่ามีการกําหนดแนวทางการปฏิบัติงานด้วยวาจา มีคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (อินโฟมา) และมีคู่มือการจัดเก็บเอกสารของสํานักราชเลขาธิการ ส่วนใหญ่ไม่มีการตั้งงบประมาณเฉพาะสําหรับงานสารบรรณ ไม่มีการกําหนดลักษณะเฉพาะของวัสดุอุปกรณ์ ทีใช้จดเก็บเอกสาร บุคลากรทุกคนเป็นผู้ปฏิบัติงานเอกสารแต่มีขอบเขตความรับผิดชอบไม่เท่ากัน ไม่มีการจัดลําดับความสําคัญว่าเอกสารใดเป็นเอกสารที่สําคัญที่สุด ด้านการจัดทําเอกสารมี 2 ลักษณะ ได้แก่ เอกสารราชการทั่วไป และเอกสารเฉพาะของแต่ละกอง มีขนตอนในการจัดทําคล้ายคลึงกัน ได้แก่ การร่าง การพิมพ์ การตรวจ การเสนอและการทําสําเนา ยกเว้น เอกสารเฉพาะ ต้องมีใบนำความกราบบังคมทูล ประกอบการดําเนินงานด้วยด้านการรับ-ส่งเอกสารภายนอกใช้การส่งทางไปรษณีย์เป็นหลัก เอกสารภายในจะส่งเอกสารต้นฉบับควบคู่กับการส่งทางโปรแกรมอินโฟมา ด้านการจัดเก็บมีการแยกเก็บเอกสารที่อยู่ระหว่างปฏิบัติ เอกสารที่เก็บไว้ตรวจสอบ และเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว ซึ่งมีทั้งการจัดเก็บตามคู่มือฯ และการจัดเก็บตามความสะดวก การสืบค้นสามารถทําด้วยโปรแกรมอินโฟมาและระบบสนับสนุนเพิ่มเติม ด้านการใช้เอกสารมีการยืมเอกสารโดยบุคคลภายในเพื่อใช้ดําเนินงานแต่ไม่มีหลักฐานการยืม ด้านการโอนย้ายเอกสารมีการย้ายเอกสารไปเก็บ ณ อาคารศูนย์สารสนเทศฯ ไม่มีตารางกําหนดอายุเอกสาร และส่วนใหญ่ไม่มีการทําลายเอกสาร ด้านการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ มีระบบงาน 2 ลักษณะคือ ระบบงานร่วมและระบบงานสนับสนุนเฉพาะกองการในพระองค์ ด้านปัญหาทีพบส่วนใหญ่ คือ ขาดบุคลากร ขาดเครื่องมือทีมีคุณภาพดี และขาดพื้นทีในการจัดเก็บเอกสารในสํานักงาน

The purposes of this study are to identify the records related to the functions of the General Affairs Division, and His Majesty’s Personal Affairs Division of the Office of His majesty’s Principal Private Secretary (OHMPPS), and to study the records management systems of these two divisions. The study was a qualitative research. The research population was head officers of the two divisions, as well as 19 representative officers working in records management. The instruments used for data collection were forms for institutional functional analysis and records, and schedule interviews. Information is presented by summaries of the content, and main points are presented through descriptions, pictures, and tables. The results were as follows: The characteristics of records related to the functions of each division were divided into general management records and specific missions’ records, including the General Affairs Division’s records; royal commands, assignment of priestly ranks, insignia certification, and His Majesty’s Personal Affairs Division’s records; the royal writing of names and surname, and the program of royal ceremonies. The conditions of records management show that administratively they were made by conversation and unwritten policy. There was a manual for the e-recordkeeping system (INFOMA) and another manual for the OHMPPS’s record-keeping. Generally, there was no budget set up for the record-keeping section, and no specifications were made about materials used for record keeping. The work of all officers deals with record management, but they have different job responsibilities, and there has been no designation of the level of importance for each record type. There are two types of file creation, which are general administrative records, and the records of specific missions. These two types are created with similar processes, which are drafting, printing, editing, proposing and copying, except the records of specific missions that records of royal summaries must be created as well. The postal service was the main method for receiving and sending external records. Internal records were sent both by hand and via the e-recordkeeping system. Record organization was divided into current records, semi-current records, and non-current records, classified following the manual of the OHMPPS’s record-keeping or by the convenience of the officers. Record searching is done by the use of the e-recordkeeping system and other electronic support systems. Record lending is handled by internal officers with no evidence of lending. Inactive files are moved to the repository of the Royal Archives building. There was no retention schedule, and weeding of records had never been done. There were 2 kinds of electronic support systems; general systems used by every division, and specific systems used by His Majesty’s Personal Affairs Division for keeping and searching e-records. The major problems in records management were a lack of personnel, good quality equipment, and enough spaces for keeping records.