การจัดเรียงและการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ : กรณีศึกษาเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการจัดเรียงเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี โดยใช้ขั้นตอนและข้อกำหนดในคู่มือการจัดหมวดหมู่และทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์ ของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี โดยประยุกต์ใช้มาตรฐานสากลทั่วไปในการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุฉบับปรับปรุง ครั้งที่ 2 (ISAD (G) 2nd ed) ของสภาการจดหมายเหตุระหว่างประเทศ ประชากรและกลุ่มตัวอย่างด้านการจัดเรียงเอกสาร คือ เอกสารแผนกมหาดไทย จำนวน 1,844 แฟ้ม และด้านการจัดทำคำอธิบายเอกสาร คือ เอกสารแผนกมหาดไทย ระดับชุดย่อยจำนวน 3 ชุดย่อย ได้แก่ ชุดย่อยระเบียบ คำสั่ง แต่งตั้ง ชุดย่อยงบประมาณการเงิน และชุดย่อยการประชุม จำนวน 476 แฟ้ม เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยคือ 1) แบบเก็บข้อมูลการจัดเรียงเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 2) แบบเก็บข้อมูลการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุในการจัดทำคำอธิบายเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ระดับชุดย่อย 3) แบบเก็บข้อมูลการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุในการจัดทำคำอธิบายเอกสารแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ระดับแฟ้ม ผลการวิเคราะห์ข้อมูลการจัดเรียงเอกสารจากแบบเก็บข้อมูลการจัดเรียงเอกสาร แผนกมหาดไทย 2476-2518 พบว่า ผู้วิจัยสามารถดำเนินการจัดเรียงเอกสารแผนกมหาดไทย ตามขั้นตอนที่ระบุ ในคู่มือฯ ได้ครบทุกขั้นตอน ซึ่งสามารถใช้เป็นคู่มือในการจัดเรียงเอกสารได้อย่างดี เนื่องจากคู่มือฯ มีการระบุขั้นตอนและมีข้อแนะนำในการปฏิบัติงานตามลำดับตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนเสร็จสิ้นกระบวนงานในการจัดเรียงเอกสาร และการจัดเรียงเอกสารทำให้ได้บัญชีสำรวจเอกสารจังหวัดจันทบุรี แผนกมหาดไทย ซึ่งสามารถนำมาเป็นเครื่องมือช่วยค้นเอกสารประเภทหนึ่ง เนื่องจากในครั้งนี้ข้อกำหนดในคู่มือฯ เป็นการอธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างกว้าง ๆ ผู้ปฏิบัติงานจึงสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของเอกสารที่ได้รับมอบของแต่ละหน่วยงานได้ ส่วนผลการวิเคราะห์ข้อมูลคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ จากแบบบันทึกข้อมูลการลงรายการเอกสารในการจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ระดับชุดย่อยและระดับแฟ้ม พบว่าสามารถลงรายการเอกสารได้ครบทั้ง 7 ส่วน 26 หน่วยข้อมูล ตามหลักเกณฑ์ในการจัดทำคำอธิบายเอกสารของมาตรฐานสากลทั่วไปในการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุ ฉบับปรับปรุง ครั้งที่ 2 และสามารถนำข้อมูลที่ได้จากการจ้ดทำคำอธิบายเอกสารแผนกมหาดไทย มาจัดทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารประเภทบัญชีสาระสังเขปเอกสาร คือ บัญชีสาระสังเขปเอกสารจดหมายเหตุแผนกมหาดไทย พ.ศ. 2476-2518 ชุดจังหวัดจันทบุรี ซึ่งสามารถช่วยผู้ค้นคว้าในการสืบเอกสารได้ตรงความต้องการมากกว่าบัญชีสำรวจเอกสารเนื่องจากมีข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตและเนื้อหาของเอกสารภายในแฟ้มและยังช่วยในการลดการใช้เอกสารต้นฉบับอีกด้วย

The objective of this thesis is to study the archival arrangement of the Interior Section, 1933-1975, of Chanthaburi Province group, by using the methods and specifications from the manual of classification and finding aids created by the National Archives of Thailand, and archival description management using the General International Standard Archival Description (Second Edition) of the International Council on Archives (ICA). The population and sample group for archival arrangement is the 1,844 files of the Interior Section records, and the population and sample group for archival description management consists of 3 sub-series of the Interior Section records, which are : the sub-series of regulations and orders, the sub-series of financial statements, and the sub-series of meetings, 476 files in total. The research tools are 1) Records of archival arrangement in the archives of the Interior Section, 1933-1975 2) Records of archival description in the archives of the Interior Section 1933-1975 at the sub-series level 3) Records of archival description in the archives of the Interior Section 1933-1975 at the file level. The result from the analysis of information of record arrangement for archival arrangement of the Interior Section, 1933-1975, is that the researcher is able to perform arrangement of the Interior Section records by following the methods given throughout the manual, which is well suited for use as a manual for archival arrangement, as well. The manual gives each step as well as recommendations in performance of work step-by-step from start to completion of arrangement. Also, file arrangement results in the production of a survey inventory of Chanthaburi Province, The Interior Section, which can be a useful Finding aids. As, in this case, the methods and specifications are generally stated in the manual, the archivist is able to apply and adapt them in order to arrange the records from various public sectors. Based on the results from analyzing the archival description management in the archives of the Interior section, 1933-1975, at the sub-series and file levels, the researcher was able to completely catalogue the files in 7 parts and 26 fields according to the ISAD (G) 2nd ed. Moreover, information from the archival description of the Interior Section can be used for producing a research tool as a special guide list. That is the special guide list of the archives of the Interior Section, 1933-1975, of Chanthaburi Province, which can assist researchers in investigating files based on their needs more than a survey inventory, because the special guide list has information about the scope and content of the records on file. Furthermore, using the special guide list can help reduce the handling of the original record.