ระบบการจัดการเอกสารราชการของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาระบบการจัดการเอกสาราชการของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ในหน่วยงานระดับสำนักงานเลขานุการของทุกสำนัก/สถาบัน และหน่วยเลขานุการกิจสาขาวิชาทุกสาขาวิชา จำนวนทั้งหมด 22 หน่วยงาน โดยเน้นระบบการจัดการเอกสารกระดาษในเชิงการบริหารงานขององค์การ คือ ปัจจัยนำเข้าได้แก่ นโยบายการจัดการเอกสาร บุคลากรงานเอกสาร เงินงบประมาณและวัสดุอุปกรณ์ในการจัดการเอกสาร กระบวนการจัดการเอกสาร ผลลัพธ์คือ เอกสารที่เกิดจากภารกิจ และนักศึกษาสภาพปัญหาของการจัดการเอกสาร ประชากรที่ใช้ในการวิจัยคือ เลขานุการสำนัก/สถาบันทุกสำนัก/สถาบัน และหัวหน้าหน่วยเลขานุการกิจสาขาวิชาทุกสาขาวิชา ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารราชการของสำนัก/สถาบันและสาขาวิชาเครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยเป็นแบบสำรวจข้อมูลเบื้องต้น การสัมภาษณ์ การสังเกต และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ผลการวิจัยสรุปว่า ด้านปัจจัยนำเข้า สำนักงานเลขานุการทุกสำนัก/สถาบัน และหน่วยเลขานุการกิจสาขาวิชาทุกสาขาวิชาไม่มีนโยบายการจัดการเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร แต่มีทรัพยากรการจัดการเอกสาร เช่น วัสดุอุปกรณ์ครุภัณฑ์เทคโนโลยี พื้นที่ทำงาน บุคลากร และงบประมาณเหมือนกัน หรือคล้ายคลึงกัน มีขนาดหรือจำนวนไม่เท่ากัน ด้านกระบวนการจัดการเอกสาร ทุกหน่วยงานมีวิธีการและขั้นตอนการจัดการเอกสารคล้ายคลึงกัน ส่วนด้านผลลัพธ์ เอกสารที่เกิดจากการจัดการเอกสารของทุกหน่วยงานเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานตามภารกิจของหน่วยงาน ซึ่งมีความแตกต่างกัน ปัญหาของการจัดการเอกสาร คือ ขาดแคลนทรัพยากร บุคลากรยังไม่มีทักษะที่ดีในงานการจัดการเอกสาร และหลายหน่วยงานยังไม่ตระหนักถึงเอกสารที่มีคุณค่าในเชิงเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงาน

The purpose of this research was to study the records management of 22 secretarial sections of every office/institute/school at Sukhothai Thammathirat Open University with emphasis on paper records. In terms of organizational administration, the research was conducted on records management policy, staff, budget, materials, management process, and records from routine work. The problems arising from records management system was also investigated. The research samples were secretaries of offices/institute and heads of Secretarial Sections of every School who are responsible for official records management at Sukhothai Tammathirat Open University. The instruments used data gathering were questionnaires to survey preliminary data on records management, interviews, observations as well as a number of relevant records. The results of this study were as follows : the input factor, all Secretarial Sections of Offices/Institute /Schools do not have written policy on records management but they have the same or similar resources for records management i.e. materials, technology, space, staff and budget, but their quantity or size may be different. As for the aspect on records management process, every office has similar practice and procedure to manage the records. Regarding the output factor, the records produced during the work period of every office are different, according to the assigned mission. Problems on records management are lack of resources. Beside, records managers not skillful in records management and it was also found that many offices are not fully aware of archival value of their records.