การบริหารและดำเนินงานจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยของรัฐในประเทศไทย

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการบริหาร และดำเนินงานจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยของรัฐในประเทศไทย ในด้านโครงสร้างการบริหารงาน ได้แก่ บุคลากร สถานที่ ครุภัณฑ์ งบประมาณ ด้านการดำเนินงาน ได้แก่ การรับมอบ จัดเก็บ จัดทำเครื่องมือช่วยค้น สงวนรักษา บริการและเผยแพร่ รวมทั้งปัญหาการบริหารและดำเนินงาน โดยใช้แบบสอบถามเพื่อสอบถามข้อมูลจากหน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของรัฐ จำนวน 19 แห่ง ผลการวิจัยพบว่า 1. การบริหารงาน หน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของรัฐ จำนวน 14 แห่ง สังกัดห้องสมุดกลาง บุคลากรประจำมากที่สุด คือ บรรณารักษ์ ส่วนใหญ่ใช้อาคารร่วมกับหน่วยงานอื่น มีครุภัณฑ์สำหรับจัดเก็บและบริการ ครุภัณฑ์สำหรับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน และ ส่วนใหญ่ได้รับงบประมาณจากแหล่งเดียว 2. การดำเนินงาน มีการจัดหาเอกสารโดยได้รับบริจาคจากบุคคล หน่วยงานกลาง คณะ/สำนัก/สถาบัน และผู้ปฏิบัติงานติดต่อขอรับมอบเอง มีการประเมินคุณค่าเอกสาร ใช้ระบบการจัดเรียงเอกสารตามหน่วยงานผู้ผลิตเอกสาร ไม่มีห้องเก็บเอกสารแยกเป็นสัดส่วน หน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของรัฐ จำนวน 9 แห่ง เก็บเอกสารโดยเก็บใส่แฟ้มและใส่กล่องมาตรฐานสำหรับงานจดหมายเหตุ และจัดเก็บบนชั้นเก็บเอกสาร จัดทำเครื่องมือช่วยค้นแบบสมุดทะเบียน หน่วยงานจดหมายเหตุฯ จำนวน 12 แห่ง ไม่มีการซ่อมเอกสาร ผู้ใช้บริการของหน่วยงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยของรัฐ จำนวน 17 แห่ง คือ อาจารย์ บุคลากร นิสิต/นักศึกษา และผู้ใช้ภายนอก ส่วนการให้บริการจัดให้บริการภายในหน่วยงานจดหมายเหตุ 3. ปัญหาด้านการบริหารงานที่ประสบในระดับมาก คือ บุคลากรที่รับผิดชอบงานจดหมายเหตุไม่เพียงพอกับงานที่ได้รับมอบหมาย และบุคลากรประจำมีจำนวนน้อย ปัญหาการดำเนินงานที่ประสบในระดับมาก คือ ห้องเก็บเอกสารไม่ได้ควบคุมอุณหภูมิและความชื้น

The purposes of this research are to study the archival administration of government university archives in Thailand in terms of archival personnel, locations, equipment, and budget, to study their management in terms so acquisition, storage, searching tools and services and to study the problems of administration and management of the university archives. Questionnaires were distributed to 19 government university archives. The results of the study disclose that 1. Most government university archives are administered by university libraries. Most staff are librarians. The archives share offices with other departments. The budget is mainly received from the university. 2. Most government university archives have been acquired either through donations from personnel, departments, faculties or institutes, or through direct staff requests. There is an appraisal system, and each archive has its own system of filing documents. There are no separate storage areas. The documents of nine government university archives are kept in packages, or special standard boxes, and are placed on storage shelves. The registering and recording of materials is done through a system called AID. The documents have not been overhauled in 12 of the university archives. The users of 17 government university archives are professors , academic staff, students and the general public. 3. The main problem with the administration of archives is the lack of staff. The main problem with the management of archives is that the temperature and the degree of relative humidity in the storage areas is not controlled.