การจัดทำคู่มือสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กลุ่มเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช โดยประยุกต์ใช้มาตรฐานการจัดทำคำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ และเพื่อจัดทำคู่มือสืบค้นเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กลุ่มตัวอย่างที่ศึกษา คือ เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 252125212527 2521 -2527 เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล คือ แบบบันทึกข้อมูลเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527 ระดับชุดย่อย และบันทึกข้อมูลเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527 ระดับแฟ้ม ผลการศึกษาลักษณะเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527 ระดับชุดย่อย พบว่า ไม่มีสัญลักษณ์หรือรหัสอ้างอิง ไม่มีชื่อชุดย่อยของเอกสาร ผู้ผลิตเอกสาร คือ คณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช เอกสารโอนย้ายมาจากงานการประชุมแต่เอกสารบางรายการเป็นเอกสารของศาตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสารครอบคลุมเรื่องต่าง ๆ ตามอำนาจหน้าที่ของสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ไม่มีการเพิ่มเอกสารชุดนี้ การจัดเรียงตามครั้งที่การประชุมและตามวาระการประชุม ไม่มีการกำหนดเงื่อนไขการเข้าถึงเอกสาร การทำสำเนาเอกสารผู้ใช้ต้องแจ้งความต้องการ และเจ้าหน้าที่จะดำเนินการทำสำเนา เอกสารบันทึกเป็นภาษาไทยแต่มีเอกสารประกอบบางรายการเป็นภาษาอังกฤษ เอกสารผลิตโดยการโรเนียว มีเอกสารประกอบการประชุมลายประเภท เช่น เอกสารเล่ม แผ่นพับ แผนผัง สูจิบัตร ผลการศึกษาลักษณะเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527 ระดับแฟ้ม พบว่า ไม่มีสัญลักษณ์หรือรหัสอ้างอิง ชื่อแฟ้มเอกสารปรากฏในหน้าแรกของระเบียบวาระการประชุม ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสารครอบคลุมเรื่องต่าง ๆ เช่น การจัดวางระเบียบข้อบังคับ การเงินและทรัพย์สิน การแต่งตั้งบุคคลและคณะกรรมการ การจัดการเรียนการสอน การจัดตั้งหน่วยงาน ที่ทำการ อาคาร ที่ดิน กิจกรรมมหาวิทยาลัย ความร่วมมือกับหน่วยงานอื่น สื่อการเรียนการสอน ตรา สีและครุย การประชุม สัมมนา ดูงาน เป็นต้น คู่มือสืบค้นเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527 ที่สร้างขึ้นประกอบด้วยหลักการจัดทำ บทนำและรายการเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527

The objectives of this research were to study the University Council meeting records of Sukhothai Thammathirat Open University by implementing General International Standard Archival Description and to create a guide to University Council meeting records of Sukhothai Thammathirat Open University. The sample group selected was records of University Council meeting from 1978 to 1984. The instruments used for data collecting were forms for recording descriptions of the University Council meeting records at series level and at files level. The study reveals the descriptions of the University Council meeting records from 1978 to 1984 at series level were : there were no reference code and no titles. The creator of records was the University Council. The records were transferred from the Meeting Unit, the Office of the President. However, some items of records were donated by Professor Dr. Wichit Srisa-an. The scope and contents of records covered those subject areas related to the functions of the University Council. These series of records were completed and no item will be added. The records were organized and arranged according to the meeting date. There was no access restriction. Photocopying of the records can be done upon request with the permission of the action officer. The meeting records were produced in Thai but some meeting documents are produced in English. There are various types of meeting documents : books, pamphlet, folders, charts and newsletters. The descriptions of the University Council meeting records from 1978 to 1984 at files level were : there were no reference code and the titles of the files were found on the first page of the meeting agenda. The scope and contents of records included were the established of University rules and regulations, finance and asset management, recruitment and appointment of personnel and committees, developing and offering of study programs, land and building construction and management, university special projects and activities, cooperation with other organizations and institutions, teaching and learning medias. Finally, the Guide to University Council meeting records from 1978 to 1984 was created. The guide consists of records description rules, history of the University Council and description of the University Council meeting records from 1978 to 1984 at series level and file level.