การจัดทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหิดล : กรณีศึกษาเอกสารการประชุมคณบดีและเอกสารส่วนบุคคล

Abstract

การวิจัยนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาลักษณะของเอกสารและจัดทำคำอธิบายเอกสารการประชุมคณบดีมหาวิทยาลับมหิดลและเอกสารส่วนบุคคลของศาสตราจารย์ ดร.สุวิไล เปรมศรีรัตน์ โดยประยุกต์ใช้มาตรฐาน ISAD (G) ฉบับที่สอง ประชากรและกลุ่มตัวอย่างในการวิจัยคือ เอกสารการประชุมคณบดีมหาวิทยาลัยมหิดล พ.ศ. 2517-2522 จำนวน 123 แฟ้ม รวม 10 กล่อง และเอกสารส่วนบุคคลของศาสตราจารย์ ดร.สุวิไล เปรมศรีรัตน์ พ.ศ. 2520-2541 จำนวน 6 แฟ้ม รวม 12 กล่องของจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหิดล เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยคือ แบบการลงรายการเอกสารการประชุมคณบดีมหาวิทยาลัยมหิดล พ.ศ. 2517-2522 ระดับชุดย่อยและระดับแฟ้ม แบบการลงรายการเอกสารส่วนบุคคลศาสตราจารย์ ดร.สุวิไล เปรมศรีรัตน์ พ.ศ. 2520-2541 ระดับชุดย่อยและระดับแฟ้ม จากการวิจัยพบว่าเอกสารการประชุมคณบดี พ.ศ. 2517-2522 มีลักษณะสำคัญที่นำมาจัดทำเป็นคำอธิบายเอกสาร ได้ครบ 26 หน่วยข้อมูลตามที่กำหนดไว้ในมาตรฐาน ISAD (G) ฉบับที่สอง คือ มี มม 1.1.2 เป็นรหัสเอกสาร ชื่อเอกสารมี 2 ชื่อ คือ ระเบียบวาระการประชุม อ.ก.ม. และคณบดีในมหาวิทยาลัยมหิดล ช่วง พ.ศ. 2517-2519 และระเบียบวาระการประชุมคณบดีมหาวิทยาลัยมหิดล ช่วง พ.ศ. 2519-2522 ผู้จัดทำเอกสาร คือ ฝ่ายงานการประชุมและพิธีการ เอกสารชุดนี้มีขอบเขตและเนื้อหาเกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคลและการบริหารงานวิชาการในช่วง พ.ศ. 2517-2522 จัดเรียงลำดับตามครั้งที่ประชุม เอกสารส่วนใหญ่จัดพิมพ์เป็นภาษาไทย โดยเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าและโรเนียว และมีเอกสารแทรกบางแผ่นเขียนด้วยลายมือเพื่อสรุปมติที่ประชุม บางแฟ้มมีเอกสารประกอบเป็นสิ่งพิมพ์ลักษณะต่าง ๆ สำหรับเอกสารส่วนบุคคลของศาสตราจารย์ ดร.สุวิไล เปรมศรีรัตน์ พ.ศ. 2520-2541 มีลักษณะสำคัญที่นำมาใช้เป็นคำอธิบายเอกสาร ดังนี้ รหัสเอกสาร คือ สบ 3 ผู้ผลิตเอกสาร คือ ศาสตราจารย์ ดร.สุวิไล เปรมศรีรัตน์ ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสารเกี่ยวข้องกับวิชาภาษาศาสตร์และวัฒนธรรมของชุมชนแถบเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ เอกสารมีการจัดเรียงลำดับโดยหอจดหมายเหตุตามกลุ่มเรื่องและตามปี เอกสารภาษาขมุบันทึกด้วยสัทอักษรและอธิบายความเป็นภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เอกสารภาษาเขมรถิ่นไทยบันทึกด้วยอักษรไทยและอธิบายความเป็นภาษาไทย และภาษาเวียดนาม บันทึกด้วยอักษรกว๊วกหงือ (Quoc ngir) และอธิบายความเป็นภาษาไทย อังกฤษ และเวียดนาม นอกจากเอกสารแผ่นแล้วยังมีบัตรคำ แถบบันทึกเสียง และสิ่งพิมพ์ประเภทหนังสือ การขอใช้และทำสำเนาเอกสารทั้งสองชุดนี้ต้องปฏิบัติตามระเบียบของหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหิดล

The objectives of this research were to explain the description of the Dean’s Meeting Minutes of Mahidol University from B.E. 2517 to 2522 and the Personal Papers of Professor Dr.Suwilai Premsrirat from B.E. 2520 to 2541 by applying General International Standard Archival Description, second edition. The populations were 123 files with 10 boxes of the Dean’s Meeting Minutes of Mahidol University from B.E. 2517 to 2522 and 6 files with 12 boxes of the Personal papers of Professor Dr.Suwilai Premsrirat. Data were collected by using 4 forms : form no. 1 and no. 2 for the Dean’s Meeting Minutes at sub-series and files levels ; form no.3 and 4 for the personal papers of Professor Dr.Suwilai Premsrirat at sub-series and files levels. The research results were as follows, the reference code(s) of Dean’s Meeting Minutes of Mahidol University was มม 1.1.2, the title was the Agenda of the Meeting Minutes of University Personnel Subcommittee and Dean’s Meeting Minutes of Mahidol University from B.E. 2517 to 2519 and the Agenda of the Dean’s Meeting Minutes of Mahidol University from B.E. 2519 to 2522, the creator was The Meeting Unit of the General Affairs Division, Mahidol University, the scope and content concerned with administration affairs and academic affairs during B.E. 2517 to 2522, the records were arranged chronologically, most of records were typed by electric typewriters and duplicated. There are some inserted papers written by hand about the results of the meeting. In some files, there include additional printed papers in various forms. The description of the Personal papers of Professor Dr. Suwilai Premsrirat from B.E. 2520 to 2541 were that the reference code was สบ 3, the creator was Professor Dr. Suwilai Premsrirat, the scope and content were related to linguistics and culture of Southeast Asian communities. The records were arranged by subjects and chronological orders by the University Archives. The documents of Khmu Dialects in Thailand were written with phonetic alphabets and described in Thai and English, the documents of Khmer Dialects in Thailand were written with Thai alphabets and described in Thai. The documents of Vietnamese were written with Quoc ngu alphabets, and described in Thai, English and Vietnamese. Besides paper documents, cards, tape-cassettes and books were included. Accessioning and photocopying to these groups of records can be done according to regulations of the University Archives of Mahidol University.